Imprezy stacjonarne

Jak zorganizować urodzinową imprezę niespodziankę? Część pierwsza – miejsce imprezy.

Jak zorganizować imprezę niespodziankę? Część pierwsza – miejsce imprezy.

Cześć! Na początek na warsztat weźmiemy sobie tylko z pozoru prosty temat. Pokażemy Wam jak krok po kroku zorganizować urodzinową imprezę-niespodziankę! Wydaje się banalne, prawda? A jednak ilość błędów, często podstawowych, jakie popełniamy przy organizacji tego typu imprez bywa całkiem spora. Z naszym poradnikiem ryzyko wpadki bardzo znacząco zmaleje.

Przed rozpoczęciem planowania imprezy urodzinowej, która ma być niespodzianką dla żony, męża czy też przyjaciela, należy się zastanowić ile tak naprawdę czasu mamy na zorganizowanie wszystkiego. Jeżeli jest to spory okres czasu, 8 tygodni czy też miesiąc, raczej nie będziemy musieli do samego końca o wszystko się martwić. Jeśli na pomysł imprezy-niespodzianki wpadniecie jednak na 2 tygodnie przed „dniem zero”, może być nieco ciężej, ale wszystko jest do zrobienia 🙂

W tym poradniku będziemy bazować na okresie miesiąca. Dajmy na to, nasz kolega Tomasz, który będzie bohaterem tych wpisów, ma 30-ste urodziny 25 kwietnia. Dobrze więc byłoby zacząć organizować się na koniec marca. Cztery tygodnie to jest odpowiedni okres czasu, by znaleźć miejsce, zaprosić gości i jeszcze zrzucić się na prezent 😉

Na początek warto się zastanowić jak duża ma być feta na cześć Tomasza. Zastanów się, kogo chciałby na taką imprezę zaprosić sam solenizant i zrób wstępną listę gości. Wychodzi nam 30 osób? Nic strasznego, dasz radę! Kolejną rzeczą o jaką należy zadbać i na której dziś się skupimy jest…

Miejsce imprezy

No dobrze, masz za sobą przygotowanie wstępnej listy osób, które wypadałoby zaprosić. Wyszło ci całkiem sporo, co może wywoływać niemały stres. Jeżeli ilość osób zamyka się w ok. 10 – potencjalnych problemów będzie o wiele mniej. 30 osób z kolei o całkiem spora grupa do ogarnięcia. Będą nam potrzebne spore umiejętności organizacyjne, by okiełznać tak sporą liczbę osób. Na potrzeby poradnika również ustalimy pewną średnią i imprezę będziemy robić dla 20 gości.

Pytanie, gdzie? Jeśli mamy duże mieszkanie (lub Tomasz ma np. dom), można pokusić się o zorganizowanie domówki. Co prawda zorganizowanie imprezy u niego będzie zadaniem karkołomnym, ale nie ma rzeczy niemożliwych. Przy organizacji domówki dokładamy sobie jednak dość sporo obowiązków. Samodzielnie trzeba przygotować posiłki, napoje, dom itp. Po rozważeniu plusów i minusów, decydujemy się jednak na wyjście na miasto!

Wybór miejsca docelowego zależy od indywidualnych preferencji naszego solenizanta. Jeśli lubi imprezować, od razu szukajmy klubu, w którym można potańczyć do późna. Jeśli z kolei jest osobą spokojniejszą, dobrym wyborem będzie np. średniej klasy restauracja. Lokale droższe mogą być za bardzo „ą i ę”, a tego wolelibyśmy uniknąć. Oprócz tego w obecnych czasach w niemal każdym mieście znajduje się pub lub knajpka, gdzie możemy napić się dobrego piwa i przy okazji coś zjeść.

Wybierając klub mamy nieco prościej, bo odpada nam kwestia jedzenia. Idąc do klubu, idziemy z zamiarem raczej potańczenia i baletów do rana, niż posiadówy z tatarem czy burgerem 😉

Na co zwrócić uwagę przy rezerwacji klubu?

Dopytajmy szczegółowo, czy wszyscy będziecie siedzieć razem – często bowiem zdarza się, że klub nie ma odpowiednich lóż obok siebie i sytuacje bywają niezręczne, kiedy część ekipy musi siedzieć na podwyższeniu, a druga w loży niżej. Takiej sytuacji chcemy uniknąć. Jeżeli osoba, u której rezerwujemy miejsce nie jest w stanie się w tej kwestii określić, podziękujmy i szukajmy dalej.

Kolejna ważna rzecz, to warunki rezerwacji. Przeważnie za zblokowanie stolika pobierana jest opłata. Nie dajmy się jednak oskubać – normą w przypadku rezerwacji loży lub większej ilości miejsc powinna być możliwość wymiany całej kwoty a barze. Zadeklarujmy menadżerowi, że bez względu na to czy przyjdzie 17 czy 21 osób, zapłacicie jedną, konkretną stawkę, ale w zamian od razu na start zamówicie alkohol i napoje o wartości rezerwacji.

Wybierając restaurację lub knajpkę również musimy pamiętać o kilku istotnych sprawach. W tym przypadku raczej nie płacimy za rezerwację, a i menadżerowie takich placówek we wszystkim pójdą nam na rękę. Jeśli będzie trzeba, to zorganizują nam tyle miejsc przy stołach, ile trzeba. Ważną kwestią w momencie wyboru restauracji jest to, czy nasi goście są wege, czy też nie. Jeśli choć jedna osoba mięsa nie je, trzeba to uszanować i znaleźć takie miejsce, które oferuje dania wegetariańskie.

Nie zaprzątajmy sobie głowy również tym, jakie menu przygotować. Niech każdy zamawia to, co uważa za słuszne. To o co możemy zadbać, to przekąski. Deski serów, wędlin czy koreczków będą idealnym rozwiązaniem, każdy bowiem skubnie sobie to, na co ma ochotę. Każdy lokal tego typu z pewnością będzie w stanie nam coś dodatkowo zaproponować.

Na co jeszcze musimy być uczuleni?

Ja organizując tego typu imprezy nigdy nie sprawdzam opinii w internecie. Możecie być pewni, że zdecydowana większość to fejki. Śmiało mogę stwierdzić, że 8 na 10 opinii to albo konkurencja, która ściemnia po złości, albo wypowiedzi znajomych, wujków, cioć i dalekich kuzynów, którzy „nigdy nie byli w lepszym lokalu”. Pamiętajcie, ta impreza ma być wieczorem Tomasza, Kasi czy też Basi. Zadajmy sobie trochę trudu i jeśli jakiegoś miejsca nie znamy, popytajmy znajomych, czy daną miejscówkę kojarzą. Zawsze możecie też przed rezerwację po prostu do klubu lub restauracji pójść, by zobaczyć osobiście, jak wygląda. Jeśli nie ma nikogo w godzinach szczytu – Run, Forest! Run!

Szczególną uwagę radzę zwracać również na to, jak rozmawia z nami menadżer. Jeśli ewidentnie nie chce mu się z nami rozmawiać, rzuca zdawkowe odpowiedzi, byle tylko konwersację skończyć, to jest to sygnał, że coś jest nie tak. Identycznie w przypadku trudności z wynegocjowaniem odpowiednich warunków rezerwacji. Zbyt duża liczba określeń „ale to, ale tamto, tego nie możemy, tego tak nie robimy, musi być tak, bo tak” to znak dla czerwonej lampki, że czas się zapalić. Nie warto marnować czasu na rozmowę z takim zarządcą lokalu. Jeśli ma nas gdzieś już na starcie, albo wszędzie widzi problem i stawia warunki – poszukajcie innego miejsca. Tacy menadżerowie często zapominają, że to oni są dla nas, a nie my dla nich. Jeśli chcą mieć swój własny folwark na swoich, niezmienialnych warunkach, niech mają go sami dla siebie 😉

Na dziś zakończę. Mam nadzieję, że te kilka rad pomogą Wam w znalezieniu odpowiedniego miejsca na imprezę. W kolejnej części skupimy się na kwestiach organizacji „tłumu” – czyli jak okiełznać 20 i więcej osób, by nikt niczego nie popsuł, a niespodzianka była niespodzianką 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *