Pomoc

Przypadek pewnej prelekcji podróżniczej… Małe case study.

Od dłuższego czasu przyzwyczajony jestem do organizowania nieco większych imprez, gdzie 70-100 osób to minimum. Przytrafiają się mniejsze imprezy, ale jak już pojawią się tego typu zapytanie,  to oddaję je „juniorom”, którzy ciągle są w trakcie nauki zawodu event-menagera. Ostatnio trafił się jednak event, jakiego jakimś cudem jeszcze nie robiłem. Zgłosił się bowiem Pan, który podróżuje po świecie i chciał zrobić prelekcję, gdzie opowiadałby o swojej ostatniej wyprawie. Opowiem Wam pokrótce, co z tego wyszło.

Ze względów umownych nie mogę Wam zdradzić ani kto to był, ani w którym mieście prelekcja się odbyła. Pan X. pisze bowiem książkę, i żadne szczegóły na temat odbytej prelekcji nie mogę wyjść teraz na światło dziennie. Dobrze, że spytałem o pozwolenie na przytoczenie tematu przed napisaniem tego wpisu, bo byłyby jeszcze jaja 😉 Cóż, dziwne to dla mnie, zapewne i dla Was. Ale po kolei.

Przygotowania

Pan X. gdy pierwszy raz zadzwonił, zapytał o możliwość zorganizowania prelekcji na 150 osób. Dysponował jakimś tam budżetem, ale od początku zastrzegł konieczność sprzedaży wejściówek. Wg. niego impreza miała się sprzedać, a on chciał przynajmniej wyjść na zero. Cóż, na początku dość sceptycznie do tego podchodziłem. Jak się okazało, niepotrzebnie.  Pan był bardzo konkretny, więc od razu ustaliliśmy z Nim takie oto szczegóły:

  • impreza zamknięta, biletowana
  • ilość uczestników – 150 osób (minimum)
  • ceny biletów – 15 zł (stwierdziłem, że zdurniał, ale nasz klient…)
  • moje wynagrodzenie
  • „rider techniczny”, w którym zawierał się głównie dobrej klasy, mocny projektor i podstawowy sprzęt nagłośnieniowy – mikrofon + głośniki.

Nie pozostało mi nic innego, jak zabrać się do pracy. Po krótkich dyskusjach zdecydowaliśmy się na datę niedzielną, dzień już wówczas wolny od handlu. Godzina 18:00 w tej kombinacji była jak się okazało, strzałem w dziesiątkę, ale o tym za chwilę.

Organizacja

Pierwszy potencjalny problem, jaki najczęściej może się pojawić przy organizacji tego typu eventu to projektor z ekranem. W mieści do 100 tys. osób czasem ciężko o taki sprzęt w sensownej cenie. Wypożyczenie takiego urządzenia o średniej nawet mocy bywa naprawdę drogie. Moja firma na szczęście taki sprzęt ma, więc o to akurat martwić się nie musiałem.

Kolejną rzeczą, o którą należało zadbać to odpowiednia sala. Tu muszę przyznać, w tym konkretnym mieście zacząłem trochę od tyłu. Szukałem w miejscach bardziej komercyjnych, których było tyle co kot napłakał. Kluby czy puby, których również jest bardzo mało, albo były za małe, albo nie miały terminów. Jak już się jakieś znalazło, to cena za wynajem była przeważnie zaporowa. Jak się okazało, najprościej było pójść do… miejscowego Domu Kultury. Nie dość, że zgodzili się ochoczo na pomoc przy organizacji tej prelekcji, to jeszcze udostępnili salę za free. Jedyne co, to dochód z miejscowej kawiarenki w 100% przypadłby im. Głupio by było się nie zgodzić. Dzięki temu budżet mogłem przesunąć na promocję.

Warto zaznaczyć, że w tamtejszej sali dało rade pomieścić minimum 200 osób, a sala była wyposażona w sprzęt nagłośnieniowy. Jedyne czego im brakowało, to projektora, który na szczęście miałem.

Promocja

Wracając do promocji, to po klepnięciu daty i sali, pozostało teraz tą imprezę ogłosić. Pewne problemy sprawił fakt, że Pan X. nie ma swojego fanpage’a na Facebooku. Skorzystaliśmy w tej sytuacji z mediów społecznościowych Domu Kultury, który o dziwo, całkiem sprawnie tam funkcjonuje (aż żal, że nie mogę zdradzić, gdzie to jest!). Nasz zaprzyjaźniony grafik przygotował wszelkie materiały graficzne, w tym plakaty oraz bilety. Tych pierwszych było 300, puszczone w centrum miasta w dwóch turach po 150 sztuk, co w zupełności wystarczyło. Zaplanowałem również całą kampanię promocyjną wydarzenia, która miała wystartować na miesiąc przed dniem prelekcji. W Domu Kultury byli pewni, że to wystarczy. Mieli rację. Wszelkie teksty reklamowe a wydarzenie, a także do miejscowych gazet stworzyła również osoba z DK. Stawki w tym przypadku były już jednak rynkowe 😉 Czasem warto jednak zainwestować w copywritera, który profesjonalnie zajmie się tematem,

Podsumowując cześć organizacyjną, miałem dopięte:

  • salę z projektorem i nagłośnieniem na 150-200 osób
  • grafiki
  • plakaty oraz zaplanowaną promocję w internecie
  • sprzedaż biletów online oraz przygotowaną pulę na dzień imprezy

Bilety i sprzedaż

Sprzedaż biletów w tym przypadku zdecydowałem się puścić online. W sieci dostępne były umówione 150 sztuk. Mała, dodatkowa część przeznaczona była na dzień eventu. Szczerze mówiąc, nie wierzyłem, że w ogóle ją wykorzystamy…

Tego, co działo się później, nie przewidziałem. Pozwólcie, że zobrazuję to tak:

4 tygodnie do prelekcji: małe zainteresowanie, kilka klików na facebookowym wydarzeniu. To wtedy pojawiła się pierwsza myśl: „będzie klapa, nic nie zarobię…”

3 tygodnie do prelekcji: wyjście plakatów w miasto… i się zaczęło. Nim tydzień się skończył, na wydarzeniu przybyło jakieś 250 zainteresowanych osób. Biletów sprzedanych w necie: 46

2 tygodnie do prelekcji: wydarzenie na fb jak na to miasto, bije rekordy popularności. 630 zainteresowanych osób, licznik biletów na koniec tygodnia wskazywał 132. Czaicie? Na prelekcję gościa, który będzie opowiadał o miesiącu spędzonym w dżungli…

6 dni do prelekcji: mózg mi eksplodował. O godzinie 9 rano, zszedł ostatni, 150 bilet w necie. Po szybkiej konsultacji z Domem Kultury wrzucamy dodatkowe 60 biletów.

2 dni do imprezy: 210 sprzedanych wejściówek, ludzie ciągle się dobijają. Zaczynam się zastanawiać, czy to nie jest jakiś Cejrowski, a ja mam jakąś zaćmę. Myślałem, by zrobić jakiś research, ale z nadmiaru obowiązków nie dałem rady… my bad.  Po kolejnych konsultacjach w DM, podejmujemy decyzję o dostawce krzeseł i bilety będą dostępne już tylko w dniu prelekcji. Sztuk 30.

Dzień ZERO.

Co tu dużo pisać. Wyprzedały się wszystkie dodatkowe bilety. Pan X, został przywitany jak gwiazda, owacjami na stojąco. Pracownicy Domu Kultury zadbali o dodatkową oprawę w postaci Follow Spota, przez co Pan Podróżnik przespacerował się przez salę niczym gwiazda Hollywood.

Po krótkiej rozmowie z Panią Dyrektor  Domu Kultury już wiedziałem, skąd ten szał i co tak właściwie się wydarzyło. Pan X. to nie tylko początkujący podróżnik. Nie wiedziałem o nim jednej, bardzo ważnej rzeczy. Był emerytowanym nauczycielem geografii w miejscowym liceum. Wychował kilka pokoleń uczniów i wszyscy go uwielbiali. Przez 30 lat spędzonych w szkole zorganizował niezliczoną ilość wspaniałych wycieczek, które całe miasto wspomina z łezką w oku. Na emeryturze postanowił zwiedzić świat. I wszyscy byli ciekawi, jak mu poszła kolejna już wyprawa.

Cóż, człowiek uczy się całe życie. Pamiętaj więc młody adepcie sztuki eventowej – zawsze, ale to zawsze na początku sprawdź, z kim masz do czynienia. Z każdej strony 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *